第一章　总　则

第一条　为了适应工作需要，做好公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《中国科学院公文处理办法》（科发办字〔2012〕86号）的有关要求，结合分院及所属单位的实际情况，制定本办法。

第二条　中国科学院沈阳分院（以下简称沈阳分院）公文是沈阳分院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条　公文处理工作是指公文收发、拟制、办理、管理、督办等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条　机关各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，并指定专人负责公文处理工作。

第六条　沈阳分院办公室是沈阳分院公文处理的管理机构，并对分院所属各单位及机关各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章　公文种类

第七条　沈阳分院的公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下属部门（单位）不适当的决定事项。

（二）请示。适用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。

（三）报告。适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。

（四）通知。适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下属部门（单位）执行和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用人员。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）批复。适用于答复下级部门的请示事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

第八条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一） 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二） 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三） 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四） 发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五） 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六） 签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七） 标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八） 主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九） 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十） 附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一） 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二） 成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三） 印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四） 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五） 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件的顺序号和名称要与正文中的附件说明相同。

（十六） 抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七） 印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条　公文的版式按照《党政机关公文格式》最新国家标准执行。

第十条　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条　公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

第十二条　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。凡属行政事项，以行政名义行文；凡属党务事项，以党组织名义行文。

第十三条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十四条　向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一） 原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二） 向国家各部委、地方政府、中科院及其有关党政部门请示、报告或联系工作，应当以沈阳分院党组或沈阳分院名义行文。

（三） 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四） 下级机关的请示事项，如需以沈阳分院名义向上级机关请示，沈阳分院应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（五） 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以沈阳分院名义向上级机关负责人报送公文，不得以沈阳分院负责人名义向上级机关报送公文。

（六） 受双重领导的工作业务（如党务）向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十五条　向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一） 主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送院相关部门。

（二） 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

（三） 针对受双重领导工作业务的行文，必要时抄送该下级机关该项业务的另一个上级机关。

第十六条　沈阳分院各部门除办公室外不得对外正式行文。

沈阳分院向地方政府行文一般应以函的形式，特殊情况可根据地方政府相关规定处理。

第十七条　沈阳分院与辽宁省政府有关部门可以联合发文；与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合发文；所属单位可联合发文；联合发文应当明确主办单位。

第五章　公文拟制

第十八条　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条　公文起草应当做到：

（一） 符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二） 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三） 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四） 文种正确，格式规范。

（五） 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六） 公文涉及其它地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（七） 单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条　公文文稿签发前，应当由分院办公室进行审核。审核的重点是：

（一） 行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二） 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现分院机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三） 涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四） 文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五） 其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条　经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位或部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位或部门修改后重新报送。

第二十二条　公文应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由本单位主要负责人签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章　公文办理

第二十三条　公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条　收文办理主要程序是：

（一） 签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二） 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三） 初审。公文管理员对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四） 承办。分院办公室负责人根据公文内容提出承办意见。承办部门根据分院领导的批示，对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五） 传阅。办公室根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六） 督办。办公室是公文督办工作责任部门。对于领导批示的批办性公文，办公室将汇总并定期督办，机关各部门应积极配合督办工作。紧急公文或者重要公文应当由专人负责督办。

（七） 答复。批办性公文的办理结果，主办部门应当及时答复来文单位，涉及机关多个部门的综合性工作，办公室负责汇总办理结果并答复来文单位。根据需要告知相关单位。

第二十五条　发文办理主要程序是：

（一） 复核。已经分院机关负责人签批的公文，印发前公文管理员应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核，并经拟稿部门对公文内容再次确认；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二） 登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三） 印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四） 核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条　涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及分院机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。分院机关负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第七章　公文管理

第二十八条　公文由办公室统一管理。

第二十九条　分院机关各部门应当建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十条　公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

第三十一条　标明密级或内部刊物的公文不得带回家中、不准复印、不得在普通传真机上传递、外出时不准随身携带。

第三十二条　公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十三条　涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十四条　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十五条　工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章　附　则

第三十六条　沈阳分院公文含电子公文。电子公文处理工作根据《中国科学院沈阳分院电子公文管理办法（试行）》（沈院发〔2009〕34 号）执行。

第三十七条　本办法由办公室负责解释，自下发之日起施行。《中国科学院沈阳分院规章制度汇编》（沈院发〔2007〕24号）中的《沈阳分院机关公文处理办法》同时废止。